Inledning
I samband med att den nya dataskyddsförordningen (GDPR) införts vill vi göra dig som medlem uppmärksam på hur vi lagrar information om dig, anledningen till det och vad du kan göra om du önskar ta bort eller justera information.
Personuppgifter som vi behandlar
Allmänt
Det är viktigt för oss att all behandling av personuppgifter utförs på ett korrekt sätt och inte riskerar att göra intrång i den personliga integriteten hos den vars personuppgifter behandlas. Pölsebo Småstugeförening ska i alla lägen se till att personuppgifter behandlas på ett lagenligt och korrekt sätt, samt att samtliga som behandlar personuppgifter för Pölsebo Småstugeförenings räkning har de kvalifikationer och den kunskap som krävs för behandling av sådana uppgifter.
Medlemsregister
För att kunna bedriva föreningens verksamhet behövs ett medlemsregister. Personuppgifter som finns i medlemsregistret är hushållets adress samt kontaktinformation i form av namn tillnågon inom hushållet. Uppgifter om betalda medlemsavgifter samt utbetalning av servisskadefond sparas för att uppfylla de rättsliga skyldigheter som finns, tex genom bokföringslagen eller föreningens egna stadgar. Dessa uppgifter sparas i 7 respektive 30 år.
Medlemsregistret innehåller förutom adresser till medlemmar även adresser till de andra hushållen i området. Syftet med att denna information finns med i registret är att för att ge styrelsen en uppfattning om hur stor andel av området som är medlemmar. Ingen annan information finns om de hushåll som inte är medlemmar.
Följande fält lagras i medlemsregistret:
- Adress
- Namn
- Information om medlemsavgift betalats in under året
- Information om hushållet erhållit ersättning för servisskador
Hemsidan www.polsebo.com
Föreningens hemsida innehåller personuppgifter i form av kontaktinformation till styrelsen, förvaltare samt kvartersombud. Vid prenumeration av inlägg på sidan lagras e-postadresser. På hemsidan finns också bilder med personer, protokoll och årsberättelser innehållandes personuppgifter samt e-postadress och namn som anges i samband med att man gör en kommentar till ett inlägg.
Följande information lagras på hemsidan:
- E-postadresser
- Protokoll och årsberättelser
- Bilder
- Kontaktinformation till styrelse, förvaltare och kvartersombud.
På hemsidan finns också ett bokningssystem för att enkelt kunna boka föreningens gemensamma släpvagn. I samband med bokning lagras personuppgifter för att säkerställa ansvar för släpkärran under den tid den används.
Följande information lagras i samband med bokning av släpkärran:
- Namn
- Gatuadress
- Telefonnummer
- E-postadress
När du besöker www.polsebo.com registreras din IP-adress automatiskt och används för att mäta besöksfrekvens och statistik på webbplatsen. IP-adressen sparas inte på individnivå.
E-post som skickas till polsebo.com
Inkommen e-post som skickats till en e-postadress som slutar på polsebo.com lagras i e-postkonton hos vår underleverantör One.com samt vidarebefordras i vissa fall till styrelsens ordinarie e-postadresser.
Lagring av personuppgifter
Medlemsregister
Informationen i medlemsregistret lagras i Excel på en hårddisk som är skyddad och endast är åtkomlig av föreningens kassör.
Information på hemsidan www.polsebo.com
Informationen lagras på vår lagringsplats hos vår underleverantör One.com, som också är personuppgiftsbiträde för Pölsebo Småstugeförening. E-postadresserna till sändlistan som lagras på WordPress.com då funktionaliteten för sändlistan ligger där. Informationen på WordPress.com är endast åtkomlig för IT-ansvarig för Pölsebo Småstugeförening.
Informationen från bokningssystemet lagras i form av e-post, som genereras per bokning från bokniningssystemet, i ett e-postkonto hos vår underleverantör One.com och är åtkomlig av förvaltare till släpvagnen samt IT-ansvarig för Pölsebo Småstugeförening. Dessa uppgifter sparas i 1 år för att rimligen kunna hantera ärenden kring tex, skada på släpvagn.
Dina rättigheter
Pölsebo Småstugeförening är personuppgiftsansvarig och vid eventuella frågor rörande denna Integritetspolicy eller om Pölsebo Småstugeförenings behandling av personuppgifter, eller om du vill ha felaktiga uppgifter rättade är du välkommen att kontakta Föreningens styrelse på gdpr@polsebo.com.
Du har även rätt att kostnadsfritt en gång per kalenderår begära information om personuppgifter som behandlas om dig hos Pölsebo Småstugeförening. Sådan begäran om registerutdrag ska göras skriftligen och skickas till gdpr@polsebo.com.
Ändringar av policyn
Pölsebo Småstugeförening förbehåller sig rätten att uppdatera och ändra policyn. Vid materiella ändringar i policyn eller om befintlig information ska behandlas på annat sätt än vad som framgår i policyn, kommer Pölsebo Småstugeförening att informera om detta på lämpligt sätt.